Sinds de start van de pandemie gebruiken werkgevers meer software om de productiviteit van werknemers te meten en te controleren. Nochtans is het overgrote deel van die software in België illegaal. Maar zelfs als werknemers beseffen dat ze gecontroleerd worden, dienen ze geen klacht in.
‘Laat elke seconde tellen.’ Met die slogan verleidt softwarebedrijf Time Doctor werkgevers tot het aankopen van hun product. De software kan om de paar minuten screenshots of opnames maken van de computerschermen en registreert de muis- en toetsenbordactiviteit van werknemers. Daarnaast waarschuwt Time Doctor als de gebruiker te veel tijd spendeert op sociale media of andere niet-werkgerelateerde websites. Ook als de computer te lang inactief is tijdens de werktijd, wordt dat gerapporteerd.
Er bestaat een heel spectrum aan controlesoftware, gaande van legaal (eventueel onder voorwaarden) tot illegaal. Aan de ene kant tonen gangbare programma’s als Slack, Teams van Microsoft of Google Workspace wanneer iemand actief is op de computer. Wil de werkgever een stapje verder gaan, dan kan die software installeren die bijvoorbeeld laat weten hoeveel procent van de tijd iemand op sociale media spendeert, al dan niet gekoppeld aan persoonsgegevens. Helemaal aan de andere kant van het spectrum staan de zogenaamde keyloggers die toetsaanslagen en muisbewegingen registreren. Die laatste vallen onder spyware en zijn in België bij wet verboden.
De prijs voor telewerk
Toen de coronacrisis iedereen dwong tot telewerk, veranderde ook de manier waarop werknemers gecontroleerd werden. De leidinggevende die over de schouder meekeek, raakte immers gescheiden van de bediende.
Op zoekmachines kende de zoekterm ‘How to monitor employees working from home’ in april 2020 een stijging van 1.705 procent tegenover dezelfde maand in 2019.
Een studie van de Europese Commissie toonde aan dat de vraag naar surveillancesoftware in april 2020 wereldwijd met 108 procent steeg tegenover het jaar ervoor. Op zoekmachines kende de zoekterm ‘How to monitor employees working from home’ in april 2020 een stijging van maar liefst 1.705 procent tegenover dezelfde maand in 2019. Softwareontwikkelaars die een digitale oplossing bieden, zagen hun verkoopcijfers pieken.
Capterra, een platform dat bedrijven helpt om de juiste software te vinden, zag de vraag naar surveillancesoftware op hun Nederlandse website in de eerste drie maanden van 2021 met 60 procent stijgen ten opzichte van dezelfde periode het jaar ervoor. Intussen registreerde Capterra weer een lichte daling: tijdens de eerste drie maanden van 2022 daalde de vraag met 7,7 procent in vergelijking met dezelfde periode in 2021.
Ook Protime, marktleider in personeelsplanning en tijdsregistratie in België en Nederland, zette in het vierde kwartaal van 2020 zijn beste verkoop ooit neer. 70 procent van de nieuwe klanten gaf toen aan voordien nog geen vorm van tijdsregistratie te gebruiken.
Eenmaal werkgevers een controlemechanisme hebben ingevoerd, voeren ze het niet snel terug af. En nu hybride werken in veel bedrijven ingeburgerd is geraakt, blijven werknemers het kantoor regelmatig inruilen voor een externe werkplek (thuis of elders). Om die reden lijken ze zich neer te leggen bij een zekere mate van controle. ‘Alsof het de prijs is die ze moeten betalen om te mogen telewerken’, stelt Eurofound (Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden). Toch rechtvaardigt bredere aanvaarding van surveillancesoftware geen inbreuken op de privacy.
Rechtsgrond
Voor alle duidelijkheid: een werkgever mag zijn werknemers wel degelijk controleren, maar de genomen maatregelen moeten gericht, strikt noodzakelijk en proportioneel zijn. Zowel op Europees als op federaal niveau is het recht op privacy verankerd in wetten. In 2018 werden bovendien heel wat extra regels rond de bescherming van persoonsgegevens vastgelegd via de General Data Protection Regulation (GDPR). In de praktijk geven die de grenzen aan van de controletechnieken.
Volgens de GDPR zijn er zes gevallen (of rechtsgronden) waarin een bedrijf wél persoonsgegevens mag verwerken. Een van die rechtsgronden is toestemming, die zowel vrij als specifiek moet zijn. ‘Maar omdat de werknemer ondergeschikt is aan de werkgever, is vrije toestemming geven onmogelijk’, zegt Matthias Dobbelaere-Welvaert. ‘Als privacyjurist zie ik geen enkele rechtsgrond die een werkgever zou kunnen gebruiken om continue, stelselmatige surveillance in te voeren.’ Als de werknemer verdacht wordt van iets als fraude of diefstal, is het een ander verhaal. Dan is de controle individueel, dient die een bepaald doel en is die beperkt in tijd.
Veel verkoop, weinig klachten
‘90 procent van de surveillancesoftware is in Europa illegaal’, zegt Dobbelaere-Welvaert. Vanuit Ministry of Privacy, een organisatie die over privacy waakt, riep hij vorig jaar werknemers op om zich te melden als ze het gevoel hadden bespioneerd te worden. Daar kwam bijzonder weinig reactie op. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) kreeg zelfs nog geen enkele klacht binnen over het gebruik van zulke software. Toch blijkt uit onderzoek en peilingen dat verregaande controle realiteit is bij een toenemend aantal bedrijven.
Dat er amper klachten zijn, betekent niet dat “gluurapparatuur” in België niet gebruikt wordt.
Matthias Dobbelaere-Welvaert, Privacyjurist
‘Dat er amper klachten zijn, betekent niet dat “gluurapparatuur” in België niet gebruikt wordt’, verduidelijkt Dobbelaere-Welvaert. ‘De gestegen verkoopcijfers van surveillancesoftware wijzen daar wel op. Werkgevers die de rechten van hun werknemers schenden, zullen daar uit zichzelf niet over getuigen. Werknemers beseffen op hun beurt vaak niet dat ze gecontroleerd worden. De software is ontwikkeld om onzichtbaar te blijven en staat geïnstalleerd op de apparatuur die ze van de werkgever krijgen, zoals een laptop of een smartphone.’ Hoe dan ook verwacht Dobbelaere-Welvaert niet dat het in ons land de spuigaten uitloopt. ‘Anders hadden we vast meer meldingen gekregen.’
Zelfs als werknemers vermoeden hun werkgever over de schreef gaat, is de stap naar het indienen van een officiële klacht bij de GBA groot. ‘Gezien de relatie tussen werkgever en werknemer ligt dat erg gevoelig’, zegt woordvoerster Aurélie Waeterinckx. ‘Normaal moeten de namen van de partijen in de klachtenprocedure bekend zijn, maar de GBA kan klachten uitzonderlijk anoniem behandelen. Toch is dat in de praktijk niet altijd evident omdat er uit de elementen van het dossier soms geraden kan worden over welke werknemer het gaat.’ Werknemers die geen officiële klacht willen indienen, kunnen via e-mail een tip sturen zonder een officiële klachtenprocedure te starten.
Hartslagmeter
Een belangrijke vraag is of die controle de productiviteit van werknemers effectief verhoogt. Experts waarschuwen dat wat lijkt op hogere productiviteit kan leiden tot een groter risico op burn-out, stress en geestelijke gezondheidsproblemen. Zo toont Amerikaans onderzoek aan dat er een sterke correlatie bestaat tussen het gebruik van surveillancesoftware en spanning tussen het personeel, minder jobtevredenheid en meer ontslagen. Fins onderzoek suggereert dan weer dat elektronisch toezicht de intrinsieke werkmotivatie bij werknemers aanzienlijk kan verminderen, wat op zijn beurt de creativiteit kan schaden.
Bij een te hoge werkdruk kunnen werkgevers de personeelsplanning tijdig bijsturen én zo kunnen ze burn-outs helpen voorkomen.
Peter s’Jongers, CEO van Protime
Uit een onderzoek dat Protime liet uitvoeren in februari 2021 bleek dat bijna twee op de drie telewerkers tijdregistratie ziet als een controlemiddel van de werkgever. ‘Ik zie het eerder als een monitoringtool’, zegt Protime-ceo Peter s’Jongers. ‘Net als een hartslagmeter ons erop attent maakt wanneer we iets te intensief aan het sporten zijn, kunnen ook online registratietools een alarmbel doen afgaan. Je wordt immers niet betaald om 60 uur te werken om je opdrachten af te krijgen. De moderne prikklok wordt daarom in deze hybride werkplektijden nog belangrijker. Daar hebben de leidinggevenden, als goede coaches, een belangrijke rol in de spelen. Bij een te hoge werkdruk kunnen ze de personeelsplanning tijdig bijsturen én zo kunnen ze burn-outs helpen voorkomen.’
‘Toen ik nog voor een jongerencentrum werkte, moesten we plots elke gewerkte minuut registreren in Teamleader’, herinnert Lara zich. ‘Bovenop ons takenpakket, dat al zwaar was, kwam dat er nog eens bij. Het bezorgde me zoveel stress dat ik er minder productief van werd. Op mij had het dus een averechts effect, maar als medewerker had ik geen keuze. Als we onze tijdregistratie niet in orde brachten, dreigde de leidinggevende ons niet uit te betalen.’
Kwantitatieve data
In callcenters, die onder een andere wetgeving vallen, wordt al langer legaal surveillancesoftware toegepast om de kwaliteit van de klantendienst te garanderen. Verschillende studies toonden aan dat medewerkers van die sector te maken krijgen met hogere niveaus van overbelasting, emotionele uitputting en depressie. Dat verklaart ook het hoge personeelsverloop.
‘Onder het mom van productiviteit moest ik constant aangeven waar ik mee bezig was’, vertelt Emile over zijn tijd als werknemer bij het callcenter van Coolblue. ‘Een leidinggevende kreeg zo in realtime te zien hoe het team presteerde. Op een dag kreeg ik bericht omdat ik te lang op de wc zat, een toiletbezoek mocht daar blijkbaar maximaal vijf minuten duren. Maar ook de tijd dat we met een klant belden, moest zo kort mogelijk zijn. Langer bellen met één klant betekent namelijk minder andere klanten kunnen helpen. Maar als die eerste een complex probleem heeft, raakt dat zo natuurlijk niet opgelost.’
De waarde van intellectueel of creatief werk laat zich niet zomaar in data vatten.
Lara, ex-jeugdwerker
Door alleen kwantitatieve data te verzamelen, wordt de kwaliteit van werk minder belangrijk. ‘Gedetailleerde tijdsregistratie leent zich niet voor jeugdwerk’, zegt Lara. ‘Hoeveel tijd mag ik spenderen aan een jongere die met een vraag naar mij komt? Hoe meet je of dat gesprek productief geweest is? De waarde van intellectueel of creatief werk laat zich niet zomaar in data vatten.’
Geen wonderoplossing
Het gebruik van surveillancesoftware kan wijzen op een gebrek aan vertrouwen in de werknemers. ‘Achter al die monitoring zit het achterliggend idee dat werknemers niet werken als ze niet gecontroleerd worden. Zo’n wantrouwen creëert net verzet en wantrouwen’, zei organisatiepsycholoog Eva De Winter onlangs in De Morgen.
‘Wie pertinent lui is, zet thuis naast zijn bedrijfslaptop een ander toestel en kijkt daarop een hele dag films’, zegt Dobbelaere-Welvaert, die geen fan is van die verregaande controle. ‘Het is vergelijkbaar met de camera’s die in de publieke ruimte gezet worden voor onze veiligheid. Zet een petje op en de camerabeelden zijn plots nutteloos. Het gebruik van surveillancesoftware is geen wonderoplossing. Een kleine minderheid aan mensen zal misbruik maken van het telewerk, maar die moet je via andere wegen benaderen. Via een goed gesprek bijvoorbeeld. Dat dat ook een optie is, zijn we blijkbaar vergeten.’
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier