In de 'echte wereld' zijn er omgangsregels om het voor iedereen aangenaam en leefbaar te houden. Zoals: op de bus en de tram sta je op voor oudere mensen, en je begint een brief aan een onbekende met 'Geachte'. Maar hoe hoort het op het internet? Wat mag en kan er allemaal in e-mails, tekstberichten en op sociale media, en wat zeker niet?

Voor wie het bos soms niet door de bomen ziet, is er nu het boek Digitale etiquette van etiquetteconsulente Brigitte Balfoort, waaruit we een aantal richtlijnen serveren. Haar belangrijkste adviezen: denk na voor je iets post of stuurt, en hanteer online de communicatiestijl die je zelf apprecieert.

Tag niet ongevraagd

Betrek niemand ongevraagd op je socialemediakanalen door zijn naam te vermelden met de tagfunctie. Ook al wil jij graag aan je omgeving laten weten dat je op reis bent, je reisgezelschap is daar misschien veel discreter in. Overspoel je vrienden en collega's ook niet met een tsunami aan snapshots, reisverslagen en vakantiereportages. Een handvol foto's vanop je bestemming volstaat.

Maximaal 1 per dag

Hoe vaak post je iets op sociale media? De vuistregel is: maximaal 1 post per dag. Op Instagram kun je meerdere foto's in 1 bericht bundelen. Of maak gebruik van de Stories-functie van Instagram: dat is een reeks foto's die gedurende 24 uur te zien is en daarna verdwijnt. Je volgers kiezen zelf of ze je stories bekijken of niet.

Stuur een kaartje

Bij een sterfgeval condoleer je niet via Facebook maar met een persoonlijk kaartje of briefje. Op papier, als het even kan. Kende je wel de overledene maar niet zijn familie of vrienden, dan mag je je reactie posten op het online rouwregister dat veel begrafenisondernemers tegenwoordig aanmaken. Wordt een overlijden aangekondigd op Facebook, stuur dan in geen geval een droevig kijkende emoji. En onthoud dat jouw gevoelens secundair zijn, tenzij je dichte familie hebt verloren. Vermijd berichten als 'Ik ben verdrietig, mijn vriend is dood'.

Tweet selectief

Twitter is geen platform voor smalltalk. Tweet alleen als je iets interessants te vertellen hebt en post niet te veel tweets in een keer. Houd het positief. Maak je van Twitter je persoonlijke klaagmuur, dan zullen je volgers snel afhaken. Hengelen naar volgers heeft overigens een averechts effect. De hashtag #followme is een absolute no go.

Hoed je voor spoilers

De tijd waarin iedereen op hetzelfde moment naar hetzelfde tv-programma kijkt, is voorbij. Post op sociale media gerust je mening over iets wat je gezien hebt, maar geef de ontknoping niet weg en verklap niet wie er sterft of vreemdgaat.

Negeren mag

LinkedIn is een zakelijk netwerk. Kies voor je profielfoto geen vakantiekiekje of een foto met je kat. En omdat gepersonaliseerde verzoeken meer kans maken om aanvaard te worden, voeg je het best een kort berichtje toe aan je vraag om met iemand te connecteren. Ontvang je een verzoek van een persoon die je niet kent en/of met wie je je niet wilt verbinden, klik dan gewoon op 'Negeren'.

Laat (soms) rinkelen

Het is niet omdat je je smartphone altijd op zak hebt dat je ook altijd moet opnemen. Dat werkt in 2 richtingen: je belt anderen ook niet zomaar op, zonder een goede reden. Wil je iemand toch onverwachts spreken, vraag dan of je niet stoort. Krijg je zelf onaangekondigd telefoon, zeg dan gerust dat een ander tijdstip je beter zou uitkomen. Wil je bijpraten met iemand, stuur dan eerst een berichtje: 'Zin om bij te kletsen! Wanneer past het om te bellen?'

Houd je aan de timing

Zakelijke telefoongesprekken voer je tussen 9 uur 's morgens en pakweg 18 uur 's avonds. Privé mag het tot 22 uur. Na 22 uur stuur je geen niet-dringende tekstberichten meer. Heel wat mensen gebruiken immers hun smartphone als wekker en zetten het geluid niet uit.

Nooit aan tafel

Bij een gepland etentje met vrienden of familie neem je niet op, tenzij je een belangrijk telefoontje verwacht. Waarschuw je tafelgenoten in dat geval op voorhand. Komt de bewuste oproep er, ga dan even van tafel. Na het gesprek zet je je telefoon op stil.

Houd het licht

Tekstberichten of sms'jes zijn geschikt voor kattenbelletjes. Je kunt wel een bericht sturen om te zeggen dat je later zult zijn, niet om een afspraak te annuleren. Dat doe je persoonlijk en telefonisch. Hetzelfde geldt voor gelukwensen bij een geboorte of condoleances bij een overlijden. Een bericht kan hooguit dienen als beknopte eerste reactie, daarna neem je op een persoonlijke manier contact op.

Zuinig met emoji's

Wanneer mag je een emoji gebruiken? Algemeen geldt: als je twijfelt, doe het dan beter niet. Zeker in een professionele context ben je beter voorzichtig met emoji's. Doe het nooit in een eerste mailtje naar je baas of in je communicatie met klanten.

Geen haast

De regel dat een mail binnen 24 uur beantwoord moet worden, is achterhaald. E-mail is er vandaag voor niet-dringende zaken die gerust een dag kunnen wachten. Verwacht je toch heel snel een antwoord, stuur dan een WhatsApp of een sms.

Mail met stijl

Mails zijn rechtsgeldig. Je hebt er dus baat bij om de regels van de handgeschreven brief te respecteren. Dat geldt voor de aanspreking, de inhoud én de manier waarop je de mail afsluit. Gebruik de standaardspelling, met kleine letters, hoofdletters en leestekens. Wees zuinig met uitroeptekens. En net als in de gewone briefwisseling stuur je via mail geen bijlage zonder begeleidende tekst.

Kort en bondig

In een tijd waarin veel mensen hun mails lezen op het (kleinere) scherm van hun smartphone, hou je de onderwerpregel beter kort. Sowieso werken bondige mails het best. Stel concrete ja- en nee-vragen. Beperk het aantal woorden. Idealiter kan de ontvanger je mail lezen zonder naar beneden te scrollen.

Digitale etiquette Brigitte Balfoort en Max Dedulle, Houtekiet, 240 blz., ISBN 9789089247803.

Reageren op dit artikel kan u door een e-mail te sturen naar lezersbrieven@knack.be. Uw reactie wordt dan mogelijk meegenomen in het volgende nummer.