Telewerk is het nieuwe normaal: hoe de coronacrisis voor een mentale omslag heeft gezorgd

Voor de coronapandemie stonden veel werkgevers argwanend tegenover telewerk. Door de lockdown moesten ze hun personeel wel van thuis laten werken. En dat blijkt zo zijn voor- en nadelen te hebben. ‘Het structurele thuiswerk is echt wel een blijver. Het komt er nu alleen op aan om daarin het juiste evenwicht te vinden.’

‘Een regelrechte catastrofe. Vanuit hr-standpunt kan ik het massaal opgelegde thuiswerk van de voorbije maanden niet anders omschrijven’, zegt Jo Vandebergh, ceo van Bringme. Het technologiebedrijf, bekend als ontwikkelaar van de virtuele receptie, was nochtans al vertrouwd met telewerk. De meesten van de 70 medewerkers konden al vóór de coronapandemie enkele dagen per maand thuiswerken. Maar de lockdown heeft er toch ingehakt. ‘De gevolgen waren snel zichtbaar: een verminderde betrokkenheid, het afbrokkelen van het teamgevoel, minder grondig overleg en ook het opdrogen van de creativiteit. Voor verschillende medewerkers was het ook een mentale opdoffer. Als bedrijf was dat geen pretje.’

83% van de bedrijven telde werknemers die tijdens de lockdown voor het eerst konden thuiswerken.

Zoals in veel andere bedrijven moesten de werknemers van Bringme van de ene dag op de andere de woonkamer pimpen tot thuiskantoor. Hoe massaal er in volle crisisperiode werd overgeschakeld naar telewerk blijkt uit een Knack-enquête bij 669 respondenten, van wie iets meer dan de helft tot de leidinggevenden behoort. 60 procent geeft aan dat minstens de helft van de werknemers in het bedrijf thuis werkten tijdens de lockdown. Bij amper 9 procent werd er door geen enkele werknemer thuis gewerkt. Bij zowat een kwart van de ondervraagden was de lockdown voor alle werknemers in de onderneming de eerste ervaring met thuiswerk. Bij amper 17 procent had iedereen in het bedrijf voor de coronacrisis al eens van thuis gewerkt.

Het klimaat van emotionele onzekerheid, de kinderen die thuis rondliepen, de hulp van de grootouders die wegviel: het was gewoonweg te veel.

De teleurstellende ervaring bij Bringme op bedrijfsniveau was er ook geregeld bij werknemers zelf. Een grootschalige studie van het EU-agentschap Eurofound legde bloot dat tijdens de lockdown een kwart van alle mensen die op afstand werkten kinderen hadden onder de 12 jaar. Van die groep bleek 22 procent veel meer moeite te hebben dan andere groepen om zich te concentreren op het werk en een goed evenwicht te vinden tussen werk én privé. De groep had geen boodschap aan alle positieve effecten van telewerk die de wetenschap zo uitvoerig documenteerde in het precoronatijdperk. Toen klonk het dat telewerkers veel productiever zijn: ze werken doorgaans langer (omdat ze werken tijdens de uitgespaarde pendeltijd) en doen dat met veel meer focus (omdat ze niet continu worden afgeleid door collega’s of vergaderingen). Het gevoel van autonomie en controle over de job zorgt ook voor een grotere tevredenheid. Maar de voorbije maanden heeft niet iedereen dat zo ervaren.

Geen wonderoplossing

Waar is het dan misgelopen? Bart Wille, professor bedrijfspsychologie aan de Universiteit Gent, houdt een dubbel gevoel over aan het massale thuiswerk van de voorbije maanden: goed dat zo veel werknemers daar nu eindelijk eens van konden proeven, alleen jammer van de omstandigheden. ‘De lockdown was een slechte test voor telewerk. Heel veel mensen zijn er voor de eerste keer mee in aanraking gekomen op een moment dat de omstandigheden helemaal verkeerd zaten. Het klimaat van emotionele onzekerheid, de kinderen die thuis rondliepen, de hulp van de grootouders die wegviel: het was gewoonweg te veel.’

Daarmee heeft de coronacrisis vooral aangetoond dat telewerk op zich geen wonderoplossing is. Wille: ‘Om van telewerk een succes te maken, moeten altijd enkele randvoorwaarden worden vervuld.’ Zo blijkt telewerk alleen maar goed te werken als werknemers voldoende vertrouwen krijgen en zelf kunnen beslissen hoe ze hun werk organiseren. Een chef die zijn teamleden voortdurend bestookt met controlerende mails, de hele tijd checkt waar iedereen mee bezig is en lijstjes bijhoudt van het aantal gewerkte uren: het zorgt alleen maar voor meer frustraties en ondergraaft de positieve effecten van telewerk. Daarnaast heeft ook een thuiswerker behoefte aan feedback over het geleverde werk, aan goede relaties met collega’s en ondersteuning vanuit het management. Het zijn de klassieke elementen die werknemers blij en productief maken, of ze nu thuis werken of op kantoor.

In 24% van de ondernemingen was de lockdown voor alle werknemers de eerste ervaring met thuiswerk.

Tegelijkertijd bestaat er ook zoiets als een overdosis thuiswerk, en daar zijn veel werknemers de voorbije maanden tegenaan gebotst. ‘Permanent thuiswerk is meestal géén goede situatie. Zodra er meer dan drie dagen per week wordt thuisgewerkt, worden de nadelen van telewerk veelal uitvergroot’, zegt Joni Delanoeije, onderzoeker aan HIVA Onderzoeksinstituut voor Arbeid en Samenleving van de KU Leuven. Want meer thuiswerken betekent minder contact met collega’s. Dat kan uitmonden in isolement, een lagere betrokkenheid en verminderde teamprestaties. Ook het onderscheid tussen werk en privé dreigt te vervagen.

Als één element in de discussie bijna nooit aan bod komt, dan is het wel dat thuiswerk een vaardigheid is die we moeten aanleren. Het gaat dan over timemanagement, over discipline en afspraken nakomen met jezelf, over communiceren en samenwerken op afstand. Delanoeije: ‘Dat zijn zaken waarop werknemers en leidinggevenden kunnen trainen. Na enkele maanden ontwikkelen de werknemers gemakkelijker strategieën om thuiswerk optimaal in te vullen.’

Professor Wille erkent de geringe aandacht voor de vaardigheden die nodig zijn om te telewerken. ‘Onderzoekt toont aan dat telewerk gepaard gaat met minder werk-gezinconflicten, maar vooral bij werknemers die al meer dan een jaar aan telewerk doen. Doorgaans groeit die ervaring op een heel organische en geleidelijke manier. Je stuurt gradueel bij: een beetje meer telewerken, een beetje minder telewerken, je dagplanning geleidelijk aan verfijnen. Tijdens de eerste maanden van de coronapandemie was die ruimte voor groei en afstemming er natuurlijk niet. Veel werknemers moeten aan dat traject nog beginnen.’

Versnelling

Het zal ook nodig zijn om te leren thuiswerken, want we zullen het met z’n allen toch veel vaker doen. Zo verwacht in de Knack-enquête 68 procent van de ondervraagden dat er in de eigen onderneming meer van thuis zal worden gewerkt dan in het precoronatijdperk. Voor 90 procent van de leidinggevenden was de coronacrisis zelfs een opportuniteit om thuiswerk te testen. Wille: ‘In vele opzichten heeft de coronacrisis gezorgd voor een versnelling van een aantal trends die voordien al waren ingezet. Het invoeren van thuiswerk was daar één van. Er zal ongetwijfeld een blijvend effect zijn: voor een aanzienlijke groep mensen was die verplichte confrontatie met thuiswerk ongetwijfeld een eyeopener, zowel voor werknemers als voor werkgevers.’

Het kantoor krijgt een andere functie, als ontmoetingsplek met veel ruimtes om te vergaderen of samen te brainstormen.

De coronacrisis is duidelijk ook de trigger geweest voor bedrijven om eindelijk een duidelijk beleid rond thuiswerk te ontwikkelen, zo bewijst de Knack-enquête. 35 procent van de bedrijven heeft al een duidelijk telewerkbeleid, terwijl 33 procent ermee bezig is of plannen heeft in die richting. Ook bij technologiebedrijf Bringme zijn er intussen structurele afspraken rond thuiswerk: medewerkers mogen twee dagen per week telewerken. Ceo Jo Vandebergh: ‘Het structurele thuiswerk is echt wel een blijver. Dat is niet alleen in ons bedrijf zo, maar dat merk ik in al mijn gesprekken met klanten en andere bedrijfsleiders. Het komt er nu alleen op aan om daarin nog het juiste evenwicht te vinden.’

Consultingbedrijf BDO België gaat nog een stapje verder. De ruim 850 werknemers kunnen zelf kiezen hoeveel dagen per week ze van thuis uit werken of vanuit welk kantoor ze dat doen. Het bedrijf nam die beslissing na een interne enquête, waar de grote meerderheid van de medewerkers aangaf twee tot drie dagen thuiswerk per week als ideaal te ervaren. ‘We wilden al langer af van het klassieke beeld dat onze werknemers zich moeten verantwoorden om thuis te werken. De coronacrisis heeft dat proces versneld. Thuiswerk is het nieuwe normaal bij BDO’, zegt hr-directeur Wim Galbusera.

32% van de bedrijven zal geen formeel beleid rond thuiswerk invoeren.

Ontmoetingsplek

Als leidinggevenden en managers ergens mee in de knoop zitten, dan is het wel hoe ze met al die thuiswerkers toch nog een emotionele connectie houden. En het is net dat aspect dat ervoor zorgt dat bedrijven niet snel zullen overstappen naar een model waarin iedereen alleen nog maar thuiswerkt. ‘Het kantoor heeft nog lang niet afgedaan’, zegt Hannelore Van Meldert van hr-dienstverlener Acerta. ‘De tijd is voorbij dat iedereen naar kantoor komt om elk op z’n eilandje te zitten werken. Het kantoor krijgt daarentegen wel een andere functie, als ontmoetingsplek met heel veel ruimtes om te vergaderen of samen te brainstormen.’ Dat hybride model schuiven experts doorgaans naar voren als de gouden standaard: enkele dagen per week thuiswerken voor taken die concentratie vereisen en enkele dagen afzakken naar kantoor voor de contactmomenten met de collega’s en de brainstorming.

Voor 90% van de leidinggevenden is de coronacrisis een opportuniteit om thuiswerk te testen.

Want hoewel er is de voorbije maanden heel wat is geëxperimenteerd met digitale teammeetings en e-peritieven, blijken die toch niet altijd een volwaardig alternatief voor fysiek contact. ‘Ik geloof niet dat de fysieke vergaderingen nu helemaal tot het verleden behoren’, zegt Delanoeije. ‘Digitale vergaderingen nemen minder tijd in beslag, maar de vraag is of ze voor iederéén efficiënter verlopen.’ Een grote groep werknemers gedijt immers beter in een fysieke vergadering, waar ze collega’s recht in de ogen kunnen kijken en aan de hand van lichaamstaal informatie krijgen en conclusies kunnen trekken. Het minder goed kunnen lezen van die lichaamstaal overheen de digitale snelweg heeft verstrekkende gevolgen.

68% verwacht dat thuiswerk aan belang zal winnen.

Om te beginnen ervaren mensen digitale meetings als veel vermoeiender, net omdat ze zo veel informatie missen. Lichaamstaal draagt ook bij tot een gevoel van psychologische veiligheid. Op dat vlak zorgt digitale communicatie voor een barrière, waardoor sommige werknemers bijvoorbeeld niet langer een fout durven toe te geven. En introverte persoonlijkheden gedijen meestal al helemaal niet in digitale meetings, waar het voor hen nog makkelijker is om helemaal op de achtergrond te blijven. ‘Daarom verwacht ik niet dat real-lifevergaderingen ten einde zijn’, besluit Delanoeije.

Luxe

Met alle aandacht die er gaat naar telewerk, mogen we niet uit het oog verliezen dat thuiswerk hoofdzakelijk is weggelegd voor kenniswerkers en werknemers in de dienstensector, wat slechts een beperkt deel is van onze arbeidsmarkt. Uit een recente studie van de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen (SERV) blijkt dat telewerk voor zes op de tien werknemers géén optie is. Het gaat dan bijvoorbeeld om arbeiders of zorgpersoneel. ‘Bij een belangrijk deel van de werknemers is telewerken niet aan de orde en wellicht ook niet in de toekomst. Voor deze werknemers vertaalt het nieuwe werken zich veeleer in termen van bereikbaar zijn en blijven na de werktijden’, klinkt het.

Creëert dat geen ongelijkheid, waarbij slechts een beperktere groep de luxe heeft om thuis te werken (en doorgaans ook al een hoger loon heeft)? Klinisch psychologe en VUB-professor Elke Van Hoof: ‘Het is een pertinente vraag. En het zou ook problematisch zijn als thuiswerk ook echt een recht zou zijn dat 60 procent van de beroepsbevolking zich niet kan toe-eigenen. Maar telewerk is niet het opperste goed, we moeten het zien voor wat het is: een tool die flexibiliteit creëert. Voor de groep waar telewerk niet mogelijk is, moeten er dus andere flexibele systemen worden opgezet. Dat gaat bijvoorbeeld over flexibele loopbanen in functie van de verschillende levensmomenten, cafetariaplannen en gedecentraliseerd werken. Flexibiliteit is cruciaal voor het welzijn van werknemers. Daarop moeten we inzetten. Telewerk is één mogelijkheid, maar we moeten ervoor zorgen dat onze arbeidsmarkt voor elk wat wils biedt. Laten we het dus niet verengen tot telewerk alleen.’