De Vlaamse overheid wil de mailbox van ambtenaren na de werkuren afsluiten. Heel wat bedrijven willen mailen tijdens het werk zelfs volledig afschaffen. ‘Een mailverbod werkt niet. Beperk liever het aantal keer dat je je e-mails bekijkt.’
Werkt u soms nog een halfuur aan één stuk zonder uw e-mails te lezen? Veel werknemers niet. Ze blijven manisch alle inkomende mails lezen en beantwoorden, zegt communicatiespecialist Gunnar Michielssen. ‘Honderd inkomende mails per dag is een gemiddelde, sommige werknemers komen zelfs aan tweehonderd. En zelf stuur je er ook nog heel wat. Wanneer kom je dan nog aan werken toe? Je bent een hele dag bezig, maar je schiet amper wat op. Die e-mailstroom is een bijzonder groot probleem, in zowat alle beroepsgroepen. E-mail is een fantastisch middel, maar het wordt gebruikt als een synchroon communicatiemiddel. Dat is compleet verkeerd. Mensen verwachten dat je je e-mails constant leest en meteen reageert, maar dat is onwerkbaar. Honderd keer per dag je werk onderbreken, dat gaat gewoon niet.’
Om de productiviteit te verhogen en de balans tussen werk en privé te verbeteren, overwegen steeds meer ceo’s een totaalverbod op intern e-mailverkeer.
GUNNAR MICHIELSSEN: Ik raad het bedrijven af, omdat het niet haalbaar is. Meestal doen ze het uiteindelijk ook niet. In België ken ik geen enkel voorbeeld. In het buitenland hebben bedrijven het weleens geprobeerd, maar het is nooit ergens echt gelukt. Het Franse IT-bedrijf Atos heeft in 2011 het einde van de e-mail met veel bombarie aangekondigd, maar het is daarvan teruggekomen. Het verving e-mail door messaging. Alternatieven zoals de app Slack (met bedrijfsinterne chatrooms en direct messaging, nvdr.) hebben hun waarde, maar als je ze verkeerd gebruikt, ontstaat hetzelfde probleem. Je kunt beter proberen een rem op het mailverkeer te zetten.
Welke oplossing is wel werkbaar?
MICHIELSSEN: Om gezond te kunnen werken, moet je meer afstand houden van je inbox. Dat doe je door enkel op welbepaalde momenten je mails te bekijken. In veel beroepen volstaan twee à drie consultaties per dag. Vijf is ruim voldoende. Zo zorg je voor een persoonlijke e-mailhygiëne.
Een ander pijnpunt is dat de meeste mails inefficiënt geschreven zijn. Slordig, langdradig, en de conclusie volgt vaak pas aan het eind. Jammer genoeg leren we dat ook niet op school. We moeten ook leren waarvoor je e-mail het best kunt inzetten, en dat is uitsluitend voor asynchrone, eenvoudige boodschappen. Nu worden mails vaak misbruikt om confrontatie met collega’s te vermijden. Bij slecht nieuws, kritiek of discussie is mailen helemaal niet efficiënt. Integendeel, vaak wordt het probleem daardoor alleen maar groter. We zijn het verleerd om te bellen of boodschappen persoonlijk mee te delen. Terwijl dat net een belangrijke vaardigheid is om te functioneren in de samenleving.
Sommige bedrijven verbieden e-mail na de werkuren. Ook de Vlaamse overheid overweegt om de mailboxen van de ambtenaren vanaf 18.00 uur af te sluiten.
MICHIELSSEN: Daar hou ik niet van. Mensen staan op hun persoonlijke vrijheid. Een mailverbod werkt niet. Duidelijke richtlijnen meegeven is een beter idee. Zeg gerust aan je mensen dat ze hun mails niet hoeven te lezen; het belangrijkste is dat ze zich bewust zijn van het probleem.
U gelooft niet in het einde van de mailbox?
MICHIELSSEN: E-mail is al vaak doodverklaard, maar het tegendeel is waar. Het aantal e-mails stijgt nog steeds. De jeugd mailt niet meer, maar voor bedrijven is het nog steeds met voorsprong het belangrijkste communicatiemiddel.
Thomas Verbeke
‘Mensen verwachten dat je je e-mails constant leest en meteen reageert. Dat is onwerkbaar.’
