Waarom timemanagement toch niet werkt

Kent u de 80/20-regel? Werkt u elke dag uw to-dolijstje af? Stelt u zo nu en dan een Eisenhower-matrix op? Dan is de kans groot dat u een cursus timemanagement hebt gevolgd. Slecht nieuws: het was moeite voor niks.

‘Stel je eens voor dat je elke minuut van de dag zinvol kunt besteden. Je stelt een realistische planning op en houdt je eraan. Niemand komt je storen. Op het einde van de dag zijn je taken afgewerkt en heb je zelfs nog tijd over voor jezelf. Onmogelijk? Nee, toch niet. Het enige wat je moet doen, is nu wat tijd investeren in deze workshop.’ Reclame voor een kwakzalver, denkt u? Nee. Met die woorden probeert de VDAB mensen te overtuigen om de workshop timemanagement te volgen. Die is gratis. Maar op het internet wemelt het van de dure opleidingen waar u kunt leren om to-dolijstjes te maken, de 80/20-regel toe te passen of de ‘kaasschaafmethode’ te hanteren.

Er is één nadeel. Zo’n opleiding verbetert je prestaties niet. Patrick Vermeren, medeoprichter en voorzitter van de vzw Evidence Based HRM, pleit al jaren voor wetenschappelijk onderbouwde technieken in de wereld van human resources. Ook het populaire timemanagement nam hij onder de loep. ‘De mens heeft een grote behoefte aan controle. Over de natuur en zijn sociale omgeving, maar ook over zichzelf’, legt Vermeren uit. ‘Dat verklaart het grote succes van timemanagement: de belofte om “elke minuut van onze dag zinvol te besteden”. Veel mensen zijn niet goed in het beheren van hun tijd, omdat ze bijvoorbeeld niet nee durven te zeggen, of een chaotische persoonlijkheid hebben. Ze denken dat ze door zo’n training minder stress zullen hebben en meer gedaan zullen krijgen. En bedrijven willen natuurlijk graag meer efficiëntie en betere prestaties. Vandaar dat je altijd charlatans zult vinden die zulke cursussen aanbieden. In de beginjaren van het timemanagement – we spreken nu over de jaren vijftig en zestig – waren de bedoelingen ongetwijfeld heel nobel. Maar intussen is er genoeg wetenschappelijk bewijs dat aantoont dat timemanagement niet werkt voor het publiek dat men beoogt. Sommige mensen hebben het subjectieve gevoel dat het beter met hen gaat, maar hun objectieve prestaties verbeteren niet.’

Ethisch onaanvaardbaar

Voor een nieuw boek dat hij voorbereidt, doorploegde Vermeren het wetenschappelijke onderzoek naar dit fenomeen. ‘In de jaren negentig al bleek uit een enquête bij ambtenaren en studenten dat een opleiding timemanagement geen enkel effect heeft op de strategieën die ze toepassen. En in 2001 legde een studie zelfs bloot dat een economische kijk op tijd een averechts effect kan hebben: als mensen veel tijd in een bepaald project hebben geïnvesteerd, hebben ze de neiging om er nog meer tijd in te stoppen. Daardoor worden ze net minder efficiënt. Uit ander onderzoek kwam nog een pervers effect van timemanagement naar voren: wie alle regels uit zo’n opleiding minutieus opvolgt – je planning strikt naleven, vaker nee zeggen, je grenzen bewaken – wordt vaak als “minder toegewijd” beschouwd. Iedereen ziet graag collega’s die flexibel zijn, anderen uit de nood helpen, klaarstaan voor een spontane babbel: alles wat je van timemanagementgoeroes níét mag doen. Zoals zo vaak zit de waarheid in het midden: nee zeggen en je planning in de gaten houden is belangrijk, maar je moet ook niet overdrijven.’

Uit heel wat onderzoeken blijkt dat onze persoonlijkheidstrekken veel doorslaggevender zijn voor een goed en efficiënt tijdsbeheer dan workshops en trainingen, vertelt Vermeren. ‘Een opvolgmap of Eisenhower-matrix zien er misschien goed uit, maar als je een chaotische persoonlijkheid hebt, denk je er nog niet aan om zoiets te gebruiken. Zulke technieken werken alleen voor mensen met een consciëntieuze persoonlijkheid: zij zijn plichtsgetrouw en nauwkeurig. Dat is een karaktertrek die voor minstens 50 procent genetisch bepaald is, en waarop opvoeding geen impact heeft.’ Laat staan dat je consciëntieus zou kunnen worden na een workshop van de VDAB. De technieken die je daar leert, werken alleen bij mensen die er al aanleg voor hebben, zegt Vermeren. En wat erger is: de rest krijgt het gevoel te hebben gefaald. ‘Hen was beloofd dat ze “elke minuut van de dag zinvol konden besteden”, maar daar slagen ze niet in. Alweer: een averechts effect. Die cursussen zijn dus niet alleen onwetenschappelijk, ze zijn soms zelfs ethisch onaanvaardbaar.’