‘Alleen ego’s verliezen bij moderne administraties’

‘Het wegwerken van de grote ego’s verbetert de openbare dienst waarvan wij allen genieten’, schrijft Nathalie François van de Vrijdaggroep.

Of het nu gaat om een vergrijzend ministerie dat niet langer kan rekruteren, een sociale zekerheidsinstelling die haar traditionele taken in het digitale tijdperk ziet verdwijnen, een administratie die de veeleisende ‘generatie Y’ voor zich probeert te winnen of een gemeente die haar jeugd wil enthousiasmeren: leidinggevenden van openbare diensten kiezen steeds vaker voor een avontuurlijke aanpak. Modewoorden als ‘vlakke organisatie’, ‘participatief management’ of ‘plezier op het werk’ illustreren dat meer en meer openbare instellingen hun traditionele, starre werking inruilen voor een aanpak gericht op zingeving, autonomie en samenwerking.

De essentie van al deze participatieve initiatieven, is dat ze eigen zijn aan het organisme waarvan ze uitgaan. Een willekeurig reproduceerbare mirakelformule is dus een illusie, zoals Laurent Ledoux, de veelbesproken initiatiefnemer van een dergelijke benadering in de FOD Mobiliteit, terecht uitlegt.

Toch hebben de verschillende experimenten een aantal mechanismen met elkaar gemeen. Deze vaak discreet begonnen avonturen vertrekken van een gedeelde reflectie over de waarden die de betrokken instellingen voor hun werknemers en voor het publiek willen verdedigen. Daarna worden verschillende processen, zeker wat het personeelsbeleid betreft, aangepast om het individuele initiatief voldoende vrijheid te geven.

Dat begint met een andere verhouding met de werkplek, soms met een uitbreiding van de mogelijkheden voor telewerk, maar ook met een flexibeler beheer van de kantoorruimte. Vaste individuele kantoren worden gedifferentieerde ruimten waar iedereen kan kiezen om tussen de collega’s of afgezonderd te werken, afhankelijk van de behoeften van het ogenblik.

Ook de evaluatiemethoden veranderen. Men beperkt zich niet langer tot het jaarlijks uitdelen van goede of slechte rapporten. De evaluatie is continu en toekomstgericht. Ze moet de evolutie van elke medewerker in de loop van het jaar mogelijk maken. Het wervingsproces wordt participatief: de toekomstige directe collega’s krijgen inspraak in de keuze van de nieuwe teamleden, volgens modaliteiten die elk organisme eigen zijn: een dubbele jury, een gemengde jury, een proeftijd voor sommige kandidaten in het team, enzovoort.

Ten slotte verdwijnen in veel instellingen de prikklok en zelfs de vaste werkuren, ten voordele van een organisatie die door de teams zelf op basis van welomschreven doelstellingen wordt beheerd.

Deze evoluties verlopen niet zonder tegenstand, onder meer van de vakbonden, en evenmin zonder angsten. Vandaar dat het belangrijk is om de tijd te nemen om te luisteren en gerust te stellen, zegt Laurence Vanhée, de vrouw achter het transformatieproject bij de FOD Sociale Zekerheid. Als antwoord op de vrees dat men almaar meer zou eisen van werknemers die niet langer door hun uurregeling worden beschermd, heeft de gemeente Pont-à-Celles een maximaal aantal werkuren per dag en per week voorgeschreven om elk opbod te voorkomen.

In al deze initiatieven komt bovendien een centraal element naar voren: de afschaffing van de ‘externe tekenen van ongelijkheid’, in de woorden van Laurent Jaladeau, de Directeur van de CPAM de l’Aude, een Franse sociale verzekeringskas. Vaarwel de altijd lege en dus nutteloze kantoren, vaarwel de ronkende titels, de gewoonte om als eerste naar de kantine te gaan… Eigenlijk lijkt eerst en vooral het ego de grote verliezer van deze benaderingen te zijn.

Snellere behandeling van dossiers

Het wegwerken van de grote ego’s en het erkennen van elk lid van de organisatie als een verantwoordelijke volwassene die tot relevante initiatieven in staat is – en niet als een kind dat moet worden gecontroleerd – verbetert de openbare dienst waarvan wij allen genieten. Meer nog, het versnelt de behandeling van de dossiers, zoals de FOD Sociale Zekerheid en de FOD Mobiliteit hebben vastgesteld, en maakt zelfs meer wezenlijke veranderingen mogelijk. De werknemers van de CPAM de l’Aude kregen bijvoorbeeld de kans om nieuwe functies voor te stellen, vertrekkend van de behoeften van het publiek waarmee ze elke dag worden geconfronteerd. Zo is de functie van adviseur ziekteverzekering voor senioren ontstaan, die momenteel wordt getest en al meer dan honderd geïsoleerde personen in landelijke zones de kans heeft gegeven om hun rechten op te eisen en een billijke toegang tot zorg te krijgen.

Als ik de leidinggevenden van de openbare dienst een goed voornemen voor 2018 mag suggereren: vertrouw jullie personeel!

Nathalie François is juriste, manager bij het Parijse adviesbureau YCE Partners en lid van de vrijdaggroep, beleidsplatform voor jongeren ondersteund door de Koning Boudewijnstichting. (www.vrijdaggroep.be)Twitter: @Friday_Group