Is de gemiddelde werkplek van vandaag anders dan de werkplek van pakweg dertig jaar terug? Niet echt. We zitten voor een computerscherm in plaats van een elektrische typemachine, we drinken groene thee in plaats van zwarte koffie, bladeren door e-mails in plaats van handgeschreven memo’s en verliezen iedere dag tezamen een gigantische hoeveelheid tijd van en naar het werk. Hoog tijd voor verandering: welkom in het kantoor van morgen.
Het is niet vijf voor twaalf, het is al vijf na twaalf wanneer we naar de productiviteit van ons landje kijken. Te weinig mensen zijn actief aan het werk en diegenen die dat nog wel zijn, doen dat te vaak op een onproductieve manier. Een paar cijfers: in België zijn momenteel 4,5 miljoen mensen (op een totaal van 11 miljoen) actief aan het werk waarvan zowat 30 procent (1 op 3 dus of ongeveer 1.500.000 mensen) deeltijds. Het is dus zaak om die totale arbeidskracht zo optimaal als mogelijk in te zetten. Naast heel wat andere factoren is de verplaatsing van en naar het werk alvast een grote boosdoener. Opgelet: het kantoor van morgen is geen pleidooi tegen de auto.
Integendeel, de Belgische chauffeur wikt en weegt en doet dat goed want voor de totale verplaatsingsduur van en naar kantoor zal hij in de meeste gevallen nog steeds het snelst af zijn. Slotsom: of je nu onder weg bent met de fiets, de bus, te voet, per trein, tram, metro of je stalen ros: productiever wordt een mens er tijdens zijn verplaatsingen doorgaans niet op. Op veel treinen of bussen mag je tijdens de spits immers al blij zijn dat je nog een staanplaats hebt. Oplossing: glijdende uren. Meteen een belangrijke pijler van het kantoor van morgen. De files worden kleiner, we hebben allemaal plaats op bus of tram en de werk-privébalans wordt er enkel maar beter door.
Alles of niets Over woon- werkverkeer gesproken: één van de oplossingen om de verloren mankracht in de dagelijkse spits te reduceren is door mensen van op afstand te laten werken. En dan zijn we bij nog één van de essentiële pijlers van het kantoor van morgen aanbeland: het feit dat jouw werkplek niet langer op één gecentraliseerde plaats zal zijn. Ook voor werknemers in eigen regio biedt afstandswerken in die optiek een wezenlijk voordeel. Onderzoek wijst ondertussen uit dat bijna 1 op 2 werknemers in België de oplossing van het mobiliteitsprobleem ziet in thuis- of afstandswerken. Uiteraard zullen heel wat mensen brommen wanneer ze dit lezen en hardop denken dat die oplossing erg makkelijk is voor een aantal onder ons maar dat anderen wel degelijk fysiek op een gecentraliseerde werkplaats dienen aanwezig te zijn. En ook die mensen hebben gelijk. Het kantoor van morgen is dan ook geen alles-of-niets-situatie. Vooral productiejobs vereisen fysieke mankracht maar wanneer je meerekent dat het merendeel van de actief werkende bevolking in België vandaag aan de slag is in de dienstensector dan laat dat uiteraard nog heel wat ruimte voor verandering. Sterker nog: het aandeel van de tertiaire sector (diensten) blijft stijgen en bedroeg in 2011 ruim 70 % van het bbp in België.
Digitale nomaden
Glijdende uren, afstandswerken: hoe zal het kantoor van morgen er dan concreet uitzien? Het zal een flexibel kantoor zijn dat je toelaat om op een locatie-onafhankelijke en zo productief mogelijke manier je job(s) te doen. Die mobiele werkplek van morgen krijgt daarenboven vandaag al op heel veel plaatsen vaste vorm. Zo zijn de wegrestaurants van dit land nu al de nieuwe mobiele kantoren waar werknemers hun wagen aan de kant zetten wanneer ze vaststellen dat het verkeer dicht zit, er vervolgens hun laptop met wifi-verbinding openklappen en aan het werk gaan. Door de crisis werden de bedrijven zich immers bewust van de kostprijs van hun kantoren. Met flexibele werkplaatsen en andere formules trachten ze die kosten nu te drukken. Ze stimuleren hun werknemers als het ware tot een meer nomadisch leven en daar spelen dan andere bedrijven weer handig op in. Zo mikt bijvoorbeeld ook Autogrill, wereldleider op het vlak van food-, beverage- en retaildiensten aan reizigers, met zijn Carestel & AC-wegrestaurants op een marktsegment met de naam ‘professionals on the move’. “Het aandeel bedraagt zowat 5 tot 10 procent van onze klanten”, klinkt het er. Ze doen dat met betrouwbare wifi-hotspots, comfort als drankjes en hapjes en de nodige sanitaire voorzieningen, typische dingen die je op een centraal kantoor doorgaans ook vindt.
Werken vanuit een koffiebar
Ook volgens Regus, wereldmarktleider op gebied van professionele on- demand werkplekken is de zogenaamde ‘derde werkplek’ in opmars. Een nieuw, onafhankelijk onderzoeksrapport gevoerd bij 17.000 bedrijven en gekoppeld aan diepte-interviews bij zakenmensen wereldwijd ontkracht immers ook de mythe dat flexibel werken of afstandswerken gelijk staat aan thuiswerken. Het rapport toont aan dat werken op ‘derde werkplekken’ – andere locaties dan kantoor of thuis – de nieuwe norm wordt. Een ‘derde werkplek’ kan bijvoorbeeld een business center, een bibliotheek, of een informele locatie zoals een koffiebar zijn. Uit het onderzoek blijkt verder ook dat werken op een ‘derde werkplek’ vele voordelen biedt zoals bijvoorbeeld een betere balans tussen werk en privé, minder stress en een hogere productiviteit voor de werknemer naast elementen als kostenefficiëntie, schaalbaarheid en minder vastgoedkosten voor bedrijven. “Dit onderzoek laat zien hoe ingeburgerd werken op een ‘derde werkplek’ wel is geworden in het moderne bedrijfsleven. Ook bij Regus stellen we deze groeiende trend vast”, aldus Mark Dixon, ceo van Regus. “De huidige technologische, economische en sociale omstandigheden creëren kansen en stellen bedrijven voor nieuwe uitdagingen. Talent aantrekken en behouden is een essentiële uitdaging voor de bedrijfswereld. Werken op een ‘derde werkplek’ biedt betere werkomstandigheden en ondersteunt daarom deze doelstellingen”, voert professor Ziona Strelitz die de resultaten van het onderzoek resumeerde verder aan.
Sociaal geïsoleerd?
Er is echter nog een ander groot obstakel te overwinnen om ons tot volwaardige digitale nomaden te maken binnen het kantoor van morgen en dat is hoe wij als mens in mekaar zitten. In essentie is de mens immers een wezen dat leeft in de collectiviteit. We stellen het met andere woorden bijzonder op prijs om dagelijks onze collega’s te ontmoeten, wat te keuvelen met een kopje koffie, samen te vergaderen en te discussiëren. Kortom, om samen te zijn. Afstandswerken schrikt heel wat mensen dan vaak ook af omdat ze vrezen geïsoleerd te raken. In het kantoor van morgen zal je echter geen seconde angst te hebben om het contact met je collega’s te verliezen. Sterker nog: je zal je oude collega’s behouden en er nog een pak nieuwe bij krijgen op je mobiele werkplek. De obstakels rond afstandswerken als cruciaal onderdeel van de werkplek van morgen moeten dus ook worden gezien binnen een sociologisch perspectief. Heel wat werknemers kunnen niet zonder de synergie en het gemeenschappelijke doel van de werkende mensen rondom hen; het motiveert hen zonder dat het hen afleidt. Ook je baas is in hetzelfde bedje ziek. Ook hij wil contact met jou hebben. Vanuit zijn standpunt is dat dan vaak opdat hij kan zien of jij wel productief bent. In het kantoor van de toekomst zal hij dus zijn houding in het algemeen en zijn leiderschapsstijl in het bijzonder moeten bijsturen naar een meer resultaatgeoriënteerde aanpak.
Community based samenwerken
Over die sociologische flow gesproken: In het kantoor van morgen zal ook jouw manier van werken grondig veranderen. We zullen met zijn allen veel minder functiegebaseerd werken (lees: vooropgestelde rollen en verantwoordelijkheden volgend) en veel meer community gebaseerd. Vernuftige bedrijfsstrategen beginnen de voordelen van populaire sociale netwerken immers over te nemen op de werkvloer. Door het gebruik van e-mail tegenover community based oplossingen (intranet discussiegroepen, online fora,….) te plaatsen, ontdekten ze bijvoorbeeld dat antwoorden op belangrijke vragen gesteld door medewerkers binnen een bedrijf vaak komen van collega’s die mekaar nog nooit hebben ontmoet. Het is dus dag met het handje tegen het idee dat oplossingen van problemen op de werkvloer steevast via de gebruikelijke weg komen, van collega’s die tegenover mekaar zitten of van die mensen die binnen de organisatie de rol van expert krijgen toebedeeld. Om dat community based samenwerkingsmodel – dat de ruggengraat zal vormen in het kantoor van morgen – vorm te geven zullen bedrijven in de toekomst meer en meer gebruik maken van specifieke tools als e-mail mapping software om zo die virtuele gemeenschappen op de werkvloer, los van functiebeschrijvingen of jobtitels, in kaart te brengen en ze verder te optimaliseren.
De waarheid zit in het midden
Wat kan je nog meer verwachten van het kantoor van morgen? Nog meer geautomatiseerd geweld, zoveel is zeker. De tijd dat een robot je ’s morgens ontbijt brengt op je werkplek is helaas nog even weg. Ook de mogelijkheid dat je als een volleerde Tom Cruise zoals in ‘Minority Report’ allerlei informatie over een glazen scherm zit te schuiven, is vandaag weliswaar voor een stuk realiteit (iPad, jouw televisie- of computerscherm, openbare informatiepalen of – loketten,….) maar dat je hele dagen met je armen wild gesticulerend over glazen schermen zal staan vegen, valt niet te verwachten. Wel zal dat in meer of mindere mate het geval zijn wanneer het op groepswerk aankomt op de werkvloer, wanneer je bijvoorbeeld met andere collega’s moet samenwerken; kijk bijvoorbeeld naar de smartboards van vandaag. Ook je laptop of mobiel werkstation zal er alsmaar dunner op worden. Dat komt door zowel nieuwe technologieën als door het feit dat je steeds meer van de informatie die je nodig hebt zal opslaan in de zogenaamde cloud, ergens in de wereld op een computer dus, zonder dat je weet waar. Ook de toepassingen die je gebruikt zullen daarbij ergens in de wolk zweven. Een heel nieuw ethisch discours zal zich daarbij op gang trekken over wat wel en niet kan wanneer jij beslist om al jouw informatie en/of jouw virtuele werkplek aan de andere kant van de wereld op te slaan. Spannend, niet?
Pascal Dewulf
Future Mobility
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier