Als alles goed gaat, wordt in september beslist over de toekomstige samenwerking tussen de Belgische en de Deense Post. De laatste staat bekend als een van de efficiëntste in Europa. Een reportage vanuit Denemarken.

‘Nog even wat hondenkoekjes halen, en de laatste gele boxen in de wagen laden’, zegt Simon. ‘Dan zijn we klaar.’ De contouren van het grijze postgebouw van Roskilde, op dertig kilometer ten westen van Kopenhagen, tekenen zich amper tegen de hemel af, zo somber is de lucht die dag. Het is kil op de parking. Telkens wanneer de witte buitendeuren van de dienstingang voor ons openzwaaien, kijken we in de lens van twee dikke zwarte camera’s die het gebouw beveiligen. Simon Lausen, met zijn eenentwintig een van de jongste postbodes van het verdeelcentrum, loopt voor ons uit. Hij trekt een lege ijzeren kar, en loopt ermee naar de sorteerkamer. Hij draagt een rood poloshirt met een grote, gele posthoorn. Zelfs zijn sokken hebben een stempel van de Deense Post. ‘Loslopende honden zijn een probleem in Denemarken’, zegt hij terwijl hij nog een paar pakketjes stapelt. ‘Ik hou van honden. Maar er zijn collega’s die al lelijk toegetakeld werden, en lang niet konden komen werken. Daarom geven we de honden koekjes. Je kunt die hier zomaar meenemen’, zegt hij, met de armen zwaaiend. Hij verdwijnt achter de schermen van grijze metalen rekken met tientallen sorteerbakjes.

Het is twintig voor negen. De zaal, waar een halfuur geleden nog een vijftiental postbodes aan het voorsorteren was, is bijna leeggelopen. We staan in een verdeelcentrum van de Post zoals je die ook bij ons vindt. Hoewel. De Deense Post staat bekend als een van de efficiëntste van Europa. Een kwalificatie die ze toch wel moet verdienen.

Voor dag en dauw komen hier in Roskilde honderden brieven gesorteerd aan: niet alleen op postcode, zoals dat vandaag in België nog het geval is. De standaardbrieven zijn voor zes uur ’s ochtends al viermaal door een machine gepasseerd in ’s lands grootste sorteercentrum, in Kopenhagen. Zo kunnen ze volledig in de juiste volg- orde in een gele box aan de postbode worden afgeleverd. Wat hem nog te doen staat, is de zogenaamde ‘flats’ van zijn ronde sorteren, de niet-standaardbrieven, omslagen met de grootte van een magazine. Hij krijgt ook pakjes aangeleverd die in een apart centrum gesorteerd werden, en gebundelde reclamefolders.

‘Een jaar geleden moesten we die nog zelf bundelen’, zegt Simon die alweer aan zijn bureau staat. ‘Ze werden aangeleverd in grote gele boxen. Maar dat lukte niet binnen de gewone tijdsspanne, en iedereen moest overuren doen. De tevredenheid van de postbodes zakte toen tot een dieptepunt. En dat hebben we ook zo in het jaarlijkse rapport over de werknemerstevredenheid ingevuld. Er was een veel te grote workload. Maar dat probleem is van de baan.’

Is er nu dan geen hoge werkdruk? ‘Soms. Maar als je meer dan de vereiste 37,5 uur per week werkt, mag je de extra uren die je over twee maanden hebt opgebouwd vrij nemen, of je kunt ze laten uitbetalen. Het valt dus allemaal nogal mee, je moet wel doorwerken. Maar dat loont. We werken in een team van zestien, dat we helemaal zelf beheren. Onze vakantiedagen, de werkverdeling – we zorgen er bijvoorbeeld voor dat de oudere postbodes niet te veel gebouwen met trappen krijgen. De jongeren, zoals ik, kunnen wat meer verwerken. Van de baas van het kantoor, Lone, kreeg ik een bonus, omdat ik een grote verantwoordelijkheid in de groep had opgenomen, zo’n 1000 euro op jaarbasis. Dat klinkt heel wat. Maar de lonen in Denemarken liggen gemiddeld hoger dan in andere Europese landen. Naast mijn maandsalaris van 16.000 Deense kronen (2146 euro) was het toch aardig meegenomen.’

Controlechip

Waarom wordt iemand als Simon postbode? ‘Ach, zoals mij zijn er wel meer’, zucht hij. ‘Jongeren die hier komen werken terwijl ze hun weg nog aan het zoeken zijn. Ik zal géén postbode blijven. Eigenlijk wil ik bij de politie beginnen, maar ik ben nog te jong om toegelaten te worden tot de politieschool. Daarom ben ik bij de Post begonnen. Je kunt hier zó aan de slag, en je kunt zó weer weg. Trouwens, er zijn ook oudere werknemers die hier maar voor een tijdje komen werken. Michael is 45. Eenentwintig jaar lang was hij systeembeheerder in de IT-sector. Maar nu is hij vader van vijf kinderen, en hij wil meer tijd met zijn gezin doorbrengen. Hij werkt hier als postbode, omdat hij zijn ander werk veel te stresserend en te tijdrovend vond. Nu kan hij weg, zoals hij zelf altijd benadrukt, om 24 na twee.‘

Simon heeft zijn grijze kar intussen voor de laatste keer volgeladen. Nog één postbode is er in de zaal. Hij ritst zijn rode regenjas dicht. ‘Die vertrekt zo meteen. Hij rijdt al dertig jaar lang naar Vor Frue. Daar wonen 250 mensen. Hij kent hun adressen uit het hoofd, weet wie ze zijn, en of ze er nog allemaal wonen: de dochters, de zonen, de ouders, hij weet of ze gescheiden zijn. En weet je wat hij ook weet?’, vraagt Simon geheimzinnig. ‘Hij weet wanneer hij een controlebrief van de post in handen heeft, omdat hij alle soorten briefwisseling van de wijk kent. Hij weet precies wanneer er een brief tussen zit met een chip om onze prestaties te meten. Maar hij verklapt het nooit.’

In werkelijkheid gaat het om testbrieven die IBM Business Consulting Services laat versturen door bedrijven waarmee ze samenwerken. Die bevatten een microchip die tijdens het proces verschillende meetpunten registreert. Een systeem dat ook door de meeste andere nationale postbedrijven gehanteerd wordt. Op die basis weet de Deense Post dat 95,2 procent van hun A-brieven op tijd – namelijk de volgende dag – geleverd wordt. In België geldt dat volgens de jongste cijfers, van mei 2005, voor 90,5 procent van de priorbrieven. De score voor de economische brieven, de B-brieven, die tot drie dagen na de verzending mogen aankomen, is 98,6 procent (voor België is dat 93,5 procent).

In Denemarken kunnen slechte weersomstandigheden de post wel parten spelen. Als daardoor de brug, de enige verbindingsweg, tussen Jutland en Sjaelland gesloten is, kan niet alle post geleverd worden.

De Deense Post test de brievendistributie nog op andere manieren. Dat maakt trouwens deel uit van haar goede werking: ze brengt de processen zo in beeld dat je op elk moment precies weet waar een probleem zich voordoet, en wie de verantwoordelijkheid draagt. Een postbode zal bijvoorbeeld gevraagd worden om aan de ingang van een bedrijvencentrum waar hij post bestelt met een toestelletje een barcode te scannen. Zo weet iedereen het tijdstip waarop dat gebeurde. Vele bedrijven hebben immers een contract met de Post voor een postbestelling vóór tien uur. Bovendien vragen ze soms dat de post niet in de brievenbus, maar wel aan de receptie wordt afgeleverd. Sinds kort huren grote bedrijven, zoals Carlsberg, ook zelf voltijds postbediendes in om de interne post in het bedrijf te verdelen.

‘Diversificatie’ zou dat heten in het bedrijfsjargon. Door de verdere liberalisering zal de Post haar positie trouwens moeten verdedigen. De Deense Post is niet zoals de bijna volledig geliberaliseerde Zweedse, waar de concurrerende bedrijven een andere kleur van postbus hanteren. Tegelijkertijd klampt de Deense Post zich ook niet wanhopig aan haar monopoliepositie vast. Ze onderzoekt andere en nieuwe vormen van dienstverlening. Scanning bijvoorbeeld: in opdracht van een bedrijf de brieven openen, ze scannen en per e-mail versturen, rechtstreeks naar de geadresseerde. Overschrijvingen kunnen zo geïntegreerd worden in het betalingssysteem van het bedrijf. Facturen aan overheidsdiensten worden op die manier afgehandeld. Ook bedrijven die sociale verkiezingen houden, doen soms een beroep op het systeem, zodat de resultaten meteen berekend kunnen worden. Het spreekt voor zich dat wie er werkt, op voorhand grondig wordt doorgelicht. De afdeling zelf, die zich bevindt in een van de vier sorteercentra, staat onder zware bewaking. Het is een afdeling in volle expansie.

Sluitingen

Minder goed gaat het met de kleine postkantoren. In totaal worden er vandaag nog dertig miljoen transacties per jaar uitgevoerd in de postkantoren, onder meer betalingen aan Danske Bank, waarmee de Post samenwerkt. Omdat dat aantal door het internetgebruik almaar afneemt, moest er vorig jaar alweer een aantal kleinere kantoren dicht: 52 van de 339 in 2004. Volgens de baas van de Post, Helge Israelsen (zie ook kaderstuk) is het ‘een beweging die al jaren aan de gang is, en aanvankelijk was ze zeer omstreden: de wijken waar de kantoren dichtgingen, voelden zich in de steek gelaten. Maar we hebben de kantoren vervangen door postwinkels aan kiosken en in supermarkten. Dat zijn er intussen een zevenhonderdtal. De klanten zijn blijkbaar heel tevreden.’

Ook de bestaande postkantoren lijken in niets meer op sommige van onze oudere postkantoren. Het lijken wel moderne winkels, superettes waar je fotoalbums, pennenzakken, inktpatronen, boekentassen, Harry Potter-boeken en postkaartjes kunt kopen. Je vindt er kaartjes voor festivals en sportevenementen. Aanschuiven blijft er beperkt tot maximaal vijf minuten. Klanten moeten een nummer trekken, en kunnen dan naar het voor hen geschiktste loket.

Het zal de Deense Post voortaan vergaan zoals alle andere Europese postbedrijven: altijd weer moeten ze klaarstaan voor nieuwe veranderingen. Het is bekend dat het volume aan brieven sinds 2000 jaar na jaar afneemt met 2 à 3 procent. Daaraan moeten de postbedrijven zich aanpassen. De Deense Post zal daarom deze zomer nog eens drie sorteercentra sluiten, waardoor er slechts vier grote zullen overblijven (België telt er vijf). ‘Een kwestie van efficiëntie’, weet Peter Kastberg, een van de vier operationele managers van het Kopenhaagse sorteercentrum, waar 60 procent van de post passeert. ‘De reusachtige sorteermachines – ze zijn wel 45 meter lang – renderen niet in kleine centra.’

De Deense vakbonden moeten wel met de handen in het haar zitten met zoveel sluitingen? ‘De tijd van de grote stakingen is voorbij’, zegt Isa Rogild, voorzitster van HK/Post & Kommunikation, een van de twee grote vakbonden. ‘In 1997 staakten de postbodes omdat het werkvolume onaanvaardbaar hoog was. Vandaag hebben we een vrij constructieve relatie met het bedrijf. Mensen die ontslagen worden, vinden meestal vrij snel een nieuwe baan. Bovendien zijn de doelstellingen van het bedrijf en die van ons vrij goed op elkaar afgestemd.’

De doelstelling van Post Danmark is niet de minste: het postbedrijf wil het beste zijn van heel Europa, en verder automatiseren waar het nodig is. Zo zal het zijn geografische routeplanner – het programma dat wij kennen als Geo-route – uitbreiden naar het hele land, en niet alleen voor de verdeling, maar ook voor het ophalen van de post. Daarmee hoopt het een nog betere en efficiëntere service te kunnen leveren.

In Denemarken is het aantal brieven dat niet op zijn bestemming aankomt al zeer beperkt. Daarvoor beschikt de Post over een uniek systeem in de wereld: videocoding. Elk adres op elke brief wordt met een optisch herkenningssysteem ingelezen. Onleesbare adressen worden gefotografeerd en doorgestuurd naar de afdeling ‘ontcijferen’. Ze verschijnen op het scherm van postbediendes, die welgeteld 1,8 seconde de tijd hebben om de juiste postcode of het juiste adres terug te vinden. Hun input komt uit een databank, die naast een telefoonindex een adres heeft van elke inwoner in Denemarken. Wie alleen gaat wonen, krijgt zijn post automatisch op zijn nieuw adres. ‘De groene en de rode bolletjes op de sorteerbakjes’, herinnert Simon ons. Elke adreswijziging wordt in de distributiecentra nog eens extra gecheckt. Het kán niet mislopen in Denemarken.

Door Ingrid Van Daele

Vijfennegentig procent van de brieven in Denemarken komt de volgende dag aan.