Kijk collega CEO’s: zonder papier

In de lift kwam ik een bezoekster tegen met een wanordelijke stapel papier in de handen, die net uit haar tas gevallen was. Ik had wellicht meer documenten op mijn tablet staan dan zij in handen. En ik hoefde die ook niet meer te ordenen voor ik aan het werk kon, die ochtend.

In de jaren ’90 kwam, samen met de brede introductie van de PC, ook plots het concept van het papierloze kantoor opduiken. We gingen meer en meer de PC of laptop gebruiken. Het internet brak echt door en tegen de eeuwwisseling aan kwam ook e-commerce opzetten, met de gekende dotcom bubble en ‘burst’ nadien als gevolg. We ontdekten de wonderen van de digitale wereld en geloofden dat dit ons het beloofde werkland zou leveren.

Toen waren we wellicht een paar jaren te vroeg. Maar vandaag mogen we niet meer blijven steken in die ‘anno 2000’ mentaliteit. Laat ons eerlijk zijn: we gebruiken nog allemaal teveel papier en negeren de digitale realiteit. We printen onze e-mails of PowerPoint presentaties om ze even goed te bekijken, alsof we in de vorige eeuw leven. Wil u nu even in uw tas kijken die u vandaag van kantoor meebracht. Papier aanwezig? Teveel papier?

Real leaders lead by example. Ik ken nog altijd te veel CEO’s die met meer papier dan megabytes in hun aktentas rondlopen. Is dat vandaag nog altijd echt nodig?
Wanneer we vergaderen laten we van langsom minder papier rondgaan, maar tonen we documenten en presentaties op een scherm. Met de invoering van telefonie op het internet – voice over IP – wordt de projector van langsom meer door het PC scherm vervangen in virtuele meetings. Er bestaan immers verschillende systemen om met elkaar in een telefoonvergadering te gaan, en meteen ook samen te werken aan een document.

Maar ook ons dagelijks bureau is grondig veranderd. De vertrouwde PC heeft broertjes bijgekregen: de smartphone, tablet, cloudtoepassingen, sociale netwerken, .. Het zijn allemaal kanalen om gegevens met elkaar te delen zonder papieren door te geven. Het geprojecteerde werkplan in een vergadering wordt snel gefotografeerd met de smartphone en geïntegreerd in de digitale notities die meteen kunnen gedeeld worden met alle betrokkenen.

Cloudopslag, vergaderingen via het internet, tablets en smartphones: de werkplek van de gemiddelde kantoorwerker bulkt van de technologie die de laatste tien jaar ongemerkt kwam binnengeslopen. De tijd dat CEO’s hun emails door hun assistente lieten uitprinten is gelukkig voorbij (ik ken er nog), maar toch zie ik nog altijd veel van mijn collega’s nog altijd met “analoge aktentassen” rondlopen.

Als je het niet wil doen voor de kubieke verdiepingen archief en opslag op kantoor of ter bescherming van je rug, of om zeker de laatste versie te consulteren, is er nog het milieu. 400 miljoen ton, is de voorspelling waar het wereldwijde papiergebruik voor dit jaar op zou uitkomen. Voor de productie van drie bladen papier is één liter water nodig en creëert het een uitstoot van 400 gram CO2. Volgens studies printen de gemiddelde kenniswerkers printen zo’n 8.000 bladzijden per jaar. Mijn Nederlandse collega’s printen momenteel slechts anderhalve A4 pagina per medewerker per week. Dat is ook onze ambitie.

Papier is niet meer nodig. Mijn grote baas, Steve Ballmer, heeft op zijn kantoor een groot scherm en een paar mobiele toestellen. Niets meer. Mijn eigen professioneel en thuiskantoor bestaat al een aantal maanden gewoon uit een kleine kilogram tablet-PC, waarop ik niet alleen al mijn documenten, mails en slides heb, maar ook mijn favoriete muziek en mijn thuisfoto’s. Regelmatig krijg ik toch nog papier in handen, wanneer ik mijn handtekening onder een contract moet zetten. En ook dat kan digitaal als je voldoet aan de voorwaarden van Certipost, Belgacom E-Trust, of GlobalSign. Legaal, met juridische waarde en gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening. De laatste papieren horde is bij deze dus genomen.

Maar ook ik pleit schuldig… tijd om die krantenknipsels eens en voorgoed in te scannen, want ik sleur ze al 6 maanden mee zonder ze te consulteren. De nakende overname van “ons” Iris uit Louvain-la-Neuve door wereldgroep Canon is een duidelijk teken aan de wand. En misschien moet ik zelf aan mijn management de tip geven te stoppen met A3 rapporten met cijfers en tekst in lettergrootte 6. Want na dit ambitieuze artikel kan ik beter het beste voorbeeld geven aan de collega’s….

We gaan digitaal.

Philippe Rogge