De ministers en staatssecretarissen van de regering-De Croo moeten erover waken dat hun kabinetsarchieven niet verloren gaan. Dat staat in een brief die elke excellentie kreeg toegestuurd.
‘Het is de bedoeling dat u vóór het einde van de legislatuur klaar bent om de praktische regelingen uit te voeren die nodig zijn voor het behoud van de archieven.’
Alle 20 leden van de regering-De Croo, inclusief de premier, kregen begin deze maand dezelfde brief. Ondertekenaars: ministers van Democratische Vernieuwing Annelies Verlinden (CD&V) en David Clarinval (MR), en staatssecretaris voor Wetenschapsbeleid Thomas Dermine (PS).
De brief is een verlengstuk van het Vivaldi-regeerakkoord, waarin staat dat ‘de regering ervoor zal zorgen dat de bewaring van de kabinetsarchieven voortaan gegarandeerd is’.
Die aanmaning is nodig, want de federale archiefwet uit 1955 houdt geen rekening met het bestaan van kabinetten – officieel ‘beleidscellen’. In tegenstelling tot bijvoorbeeld documenten in de administratie, worden kabinetsarchieven eigenlijk als private archieven beschouwd. Af en toe worden gehele archieven vernietigd bij het aftreden van een regering. ‘Sinds de oprichting van de Belgische Staat zijn sommige archieven niet meer teruggevonden of definitief verloren gegaan’, klinkt het in de brief.
Nochtans staan ministeriële kabinetten centraal in de Belgische besluitvorming. Volgens sommigen opereren de kabinetten in de schaduw van de macht, de coulissen waar de belangrijkste beslissingen genomen worden.
Regering-Verhofstadt
Hoe het ook zij, ‘de kabinetsarchieven zijn van groot belang voor toekomstig historisch en wetenschappelijk onderzoek’, klinkt het op het kabinet-Verlinden.
Het is niet de eerste keer dat de regeringsleden worden opgeroepen om zorg te dragen voor hun archieven. In 2007 vestigde de ministerraad van de regering-Verhofstadt de ‘bijzondere aandacht’ op het feit dat de archieven, elektronisch of op papier, ‘in geen geval mogen worden vernietigd’.
Die beslissing werd nadien nog bevestigd in omzendbrieven. De laatste dateert echter van 2011, een decennium geleden dus.
De brief van Verlinden, Clarinval en Dermine dient niet alleen als extra herinnering, maar vraagt ook concrete actie, zoals de ‘opmaak van een logische, centrale mappenstructuur en uniforme naamgeving’ die de ‘selectie van digitale documenten vergemakkelijken en het risico op verlies van gegevens reduceren’.
Parallel circuit
Volgens algemeen rijksarchivaris Karel Velle is die oproep tot actie een relevant element. ‘De brief houdt een serieus engagement in om tijdig werk te maken van de voorbereiding van de selectie, herbestemming en de overdracht van archieven. Dit is dus geen taak van de laatste weken of dagen van de legislatuur, maar een permanente opdracht.’
Professor Bestuurskunde Bram Verschuere (UGent) noemt de brief een zeer interessant initiatief: ‘Zicht krijgen op hoe beslissingen genomen worden is een criterium van goed bestuur.’ Voor onderzoekers en journalisten zijn de archieven een schat van informatie, denkt hij.
Al beseft Verschuere dat erg gevoelig materieel wellicht niet eens wordt bijgehouden. ‘Zodra mensen weten dat de documentatie wordt bijgehouden, bestaat het risico op een parallel circuit van documenten. Er gebeurt ook veel mondeling, telefoontjes kan je niet bijhouden.’
Daarbij komt dat veel informatie vertrouwelijk is. ‘Denk bijvoorbeeld aan wat Engie zou vertellen op een kabinet in verband met de kernuitstap. Dat is bedrijfsinformatie, en is dus gevoelig.’
Karel Velle: ‘Het is niet omdat beleidsmakers en archivarissen vandaag afspraken maken, dat kabinetsarchieven voor het historisch onderzoek onmiddellijk beschikbaar worden. Niet alle informatie is immers onmiddellijk raadpleegbaar. Denk bijvoorbeeld aan staatsbelang of privacy.’
Ter illustratie: ook voor andere soorten archieven is het soms wachten tot die vrijgegeven worden. Lang wachten. Zo worden de notulen van de ministerraad pas na 30 jaar openbaar. Wat er precies gezegd wordt op de ministerraad deze week, zullen we in principe dus pas in 2051 te zien krijgen.
90 meter van Tony Van Parys
Hoe dan ook hebben voorgaande ministers wel degelijk werk gemaakt van de archivering. Dat erkent ook de brief. ‘Verscheidene van uw voorgangers hebben maatregelen genomen om een deel van hun archieven veilig te stellen, met name door een beroep te doen op particuliere archiefcentra, soms in samenhang met hun politieke partijen, openbare instellingen en, in mindere mate, het Algemeen Rijksarchief.’
Daarnaast dragen kabinetten informatie vaak over aan private instellingen, zoals het Amsab-ISG, dat historische banden heeft met de socialistische beweging, en Liberas, gelinkt aan de liberalen.
De vijf grote archiefinstellingen beheren niet minder dan 200 kabinetsarchieven, goed voor ruim 14 kilometer.
In elk geval kampt het Rijksarchief met grote achterstanden. Heel wat documenten liggen nog in verhuisdozen. Dat is niet enkel het geval met de archieven van Charles Michel en Didier Reynders (beiden MR), maar zelfs met die van oud-CD&V-minister Tony Van Parys, die sinds 1999 geen minister meer is, maar wiens 90 meter aan bestanden onaangeroerd blijft.
Volgens de algemeen rijksarchivaris heeft die achterstand te maken met de vaak chaotische overdracht vanwege de kabinetten. Ook het gebrek aan middelen speelt mee. Hoe dan ook zegt Velle dat het Rijksarchief bereid is om, in samenwerking met de private archiefinstellingen, de kabinetten de komende maanden bij te staan. In de hoop dat de kilometerslange archieven nog wat aangroeien.
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier