‘Leidt digitalisering tot meer verbondenheid in het post-coronabestuur?’

Daniel Hilligsmann pleit voor public coworking spaces om ook na de coronacrisis ambtenaren meer te laten variëren in de manier waarop ze hun werk organiseren.

Tijdens de pandemie hebben onze overheden blijk gegeven van een opmerkelijke flexibiliteit. Om onze ambtenaren in staat te stellen om op de ongeziene urgentie van de gezondheidscrisis te reageren terwijl zij ‘in hun kot bleven’, was het wijdverbreide gebruik van videoconferenties en andere innovatieve IT-apparatuur van cruciaal belang.

Normaal gezien zou dit moeten betekenen dat ook na de covid-crisis, ambtenaren over de nodige middelen zullen beschikken om op verplaatsing te werken. Met toegang op afstand tot al hun functionele hulpmiddelen (documentatie, software, enz.) zullen zij niet meer per se gebonden zijn aan het vaste hoofdkwartier van hun dienst en zullen zij hun opdrachten bijna overal kunnen uitvoeren. Indien nodig kan met behulp van een webcam en in een paar muisklikken een interne vergadering georganiseerd worden. Natuurlijk lenen sommige taken zich niet tot decentralisatie. Bovendien kan en mag het fysieke contact met collega’s nooit helemaal worden afgeschaft.

Public coworking spaces zouden deze twee uitersten samen kunnen brengen. Dergelijke werkplekken zouden sterk gedecentraliseerd zijn over het hele land en op verzoek van de betrokken ambtenaar een aangepaste infrastructuur en faciliteiten moeten kunnen aanbieden. Ze zouden de ambtenaren in staat stellen om zich vrijer, dichter bij huis, te organiseren. Op die manier zouden deze coworking plekken ook de mobiliteit in de grote stadscentra ten goede komen en op termijn de herverdeling van bepaalde stedelijke ruimtes mogelijk maken.

De coworking spaces, die op basis van een interfederale samenwerking opgericht zouden moeten worden, zouden plaats moeten bieden aan ambtenaren van elk bevoegdheidsniveau. Door nieuwe formele of informele interprofessionele contacten te bevorderen, zouden ze plots op natuurlijke wijze een veelvoud aan samenwerkingsmogelijkheden mogelijk maken.

Ook voor de burger zouden deze nieuwe werkplekken voor meer verbondenheid zorgen. Wanneer virtuele contacten niet volstaan, zullen de burgers namelijk hun gesprekspartners op alle niveaus bij de dichtstbijzijnde coworking spaces kunnen raadplegen. Bovendien zouden die werkplekken moeten openstaan voor het lokale maatschappelijke middenveld, zodat er mogelijkheden kunnen ontstaan om tot de verwezenlijking te komen van nieuwe maatschappelijk relevante projecten.

Meer fysieke verbondenheid binnen deze werkplekken betekent meer virtuele verbondenheid via beeldschermen. De overheden zouden immers inspiratie kunnen putten uit de particuliere sector om hun digitale toegankelijkheid te verbeteren. Burgers en ondernemingen zullen binnen één enkele toepassing alle relevante diensten kunnen raadplegen, ongeacht het bevoegdheidsniveau: het invullen van de belastingaangifte, het aanvragen van een energiepremie, het kopen van een vuilniszak, enz.

Bovendien zullen de overheden, naar het voorbeeld van de gesofisticeerde marketing van handelsondernemingen, hun doelgroepen proactief de weg kunnen wijzen naar de diensten die voor hen relevant zijn: “Bent u van plan om zich in te schrijven aan de universiteit? Vergeet uw studiebeurs niet!”. Uiteraard zouden deze nieuwe communicatiemogelijkheden de bestaande wettelijke kaders voor gegevensbescherming strikt moeten naleven en zullen ze alleen gericht worden aan burgers die daar uitdrukkelijk om vragen.

In het belang van de collectieve efficiëntie zouden digitale innovaties de overheden ertoe moeten aanzetten om bepaalde menselijke hulpbronnen op grotere schaal te delen. De ‘moderne’ ambtenaar, die zich in Brussel, Antwerpen of Eupen bevindt, zal zich gemakkelijk door de virtuele ruimte kunnen verplaatsen (of naar een coworking plek in de echte wereld) om bij te dragen aan gelijklopende projecten van verschillende overheden. Op die manier kunnen de overheden gemakkelijk nieuwe structurele of ad-hocsynergieën ontwikkelen. Vooral voor kleinere (lokale) instellingen zijn er op die manier niet te verwaarlozen kansen – zelfs binnen een beperkt budget.

In haar recente rapport ‘Ambtenaar – Droomjob’ onderstreept de Vrijdaggroep de unieke kans om flexibelere arbeidsvormen te bevorderen, in lijn met de evolutie van de maatschappij en de werkcultuur. Ongetwijfeld zal de digitale vooruitgang die onlangs in onze administraties geboekt werd, kunnen bijdragen tot de verwezenlijking van dergelijke doelstellingen. De overheden zouden zo virtueel en in de echte wereld over interessante hefbomen beschikken om toenadering te bewerkstelligen, enerzijds, tussen elkaar en, anderzijds, tussen zichzelf en de burger. De crisis heeft aangetoond dat wat misschien lang een illusie leek toch op zeer korte termijn gerealiseerd kan worden. Laten we dus ambitieus zijn.

Daniel Hilligsmann is lid van de Vrijdaggroep en adviseur van de minister-president van de Duitstalige Gemeenschap