Maandagochtend staat voor veel werkmensen gelijk aan een moeizame helletocht, maar voor een freelancer als ondergetekende is het een heerlijk moment. Met dank aan de eerste dagtaak: de to-dolijst voor de week opstellen. Daarop komt een allegaartje van prettige en minder prettige taken: van 'research nieuw artikel' en 'interview expert' tot 'betaal schoolrekening' en 'bel tandarts'. Zoals elke fan van de to-dolijst weet, schuilt de grootste pret natuurlijk in het afvinken. Soms is het zelfs verleidelijk om eenvoudige taakjes die de lijst normaal nooit zouden halen - ook wel 'laaghangend fruit' genoemd - tóch snel te noteren. Om ze vervolgens meteen te kunnen afvinken. Terwijl vervelende taken (een boze lezersbrief beantwoorden, om maar iets te noemen) steevast doorschuiven naar de volgende lijst, wegens niet volbracht. Wat dan weer funest is voor de vrijdagavondvreugde.
...

Maandagochtend staat voor veel werkmensen gelijk aan een moeizame helletocht, maar voor een freelancer als ondergetekende is het een heerlijk moment. Met dank aan de eerste dagtaak: de to-dolijst voor de week opstellen. Daarop komt een allegaartje van prettige en minder prettige taken: van 'research nieuw artikel' en 'interview expert' tot 'betaal schoolrekening' en 'bel tandarts'. Zoals elke fan van de to-dolijst weet, schuilt de grootste pret natuurlijk in het afvinken. Soms is het zelfs verleidelijk om eenvoudige taakjes die de lijst normaal nooit zouden halen - ook wel 'laaghangend fruit' genoemd - tóch snel te noteren. Om ze vervolgens meteen te kunnen afvinken. Terwijl vervelende taken (een boze lezersbrief beantwoorden, om maar iets te noemen) steevast doorschuiven naar de volgende lijst, wegens niet volbracht. Wat dan weer funest is voor de vrijdagavondvreugde. Misschien is die hele to-dolijst wel rijp voor de vuilnisbak? Enige onlineresearch (die mag alvast worden afgevinkt) leert dat er tegenwoordig heel wat alternatieven zijn. Zo is er de 'donelijst', waarop je gedetailleerd noteert wat je allemaal hébt gedaan. Kwestie van zeker niet gefrustreerd te raken. Ook de 'not-to-dolijst' wordt her en der aanbevolen, onder meer in Harvard Business Review. 'Eenmaal je aanvaardt dat je meer taken hebt dan tijd om die allemaal te ondernemen, is dat een bevrijdend concept. Het dwingt je te erkennen dat er taken zijn met lage prioriteit die je wellicht nooit zult afmaken. Verwijder die niet-essentiële taken, zet ze op je not-to-dolijst en laat ze los. Het voorkomt dat je kostbare tijd verspilt aan het onophoudelijke getwijfel of je ze al dan niet kunt volbrengen.' Tim Christiaens, expert in productiviteit en oprichter van Time Management Company, blijft ondanks alles wél een fan. 'Ik besef heel goed dat sommigen de to-dolijst niet meer bon ton vinden. Maar ik blijf toch veel voordelen zien. Al gaat het dan niet meer over het concept van tien of twintig jaar geleden. Dat was heel statisch en werd met de dag langer, waardoor het uiteindelijk niet meer te overzien viel.' Volgens Christiaens is de moderne to-dolijst dynamisch. 'Dat wil zeggen dat je ze kunt filteren op basis van verschillende parameters. Daar bestaan hippe apps voor, maar ook met klassiekers als Outlook of Gmail lukt het perfect. Zo kun je alle taken thematisch filteren: administratie, opzoekwerk, e-mails... Maar je kunt ze ook koppelen aan een locatie, zoals de trein, je thuiskantoor, de afgesloten ruimte op het werk, of aan een persoon: je baas, collega X, de hr-dienst. Als die baas dan binnenkomt, zie je met één klik op de knop welke kwesties jullie nog moeten bespreken. Onderweg naar huis klik je dan weer op de filter "trein": goed voor een lijstje taken waarvoor geen stevig wifinetwerk nodig is. En als je, net als veel mensen, een energiedipje krijgt tussen 15 en 16 uur, is dat ideaal om de filter "administratie" te openen. Zo groepeer je taken en werk je veel efficiënter.' Nog een tip: zet op je to-dolijst geen grote projecten maar duidelijk afgelijnde taakjes. 'Antwoorden op een e-mail, bijvoorbeeld, of een longread lezen. Voor een grotere taak, zoals het opstellen van een powerpointpresentatie, blokkeer je beter meteen een of meerdere uren in je agenda. Dan gaat het over een planning, geen to-dolijst. Die twee mag je niet verwarren. Maar in die planning moet je wél dagelijks een of meerdere momenten blokkeren om je to do's ook effectief te klaren. Dat is iets wat mensen vaak vergeten: in de loop van de dag zetten ze de ene na de andere to do op hun lijst, maar ze voorzien er geen tijd voor.' Het grote voordeel van de to-dolijst is volgens Christiaens dat hij je een leeg hoofd geeft. 'Stel dat je nog een gevoelige e-mail moet beantwoorden, maar dat om de een of andere reden pas eind deze week kunt doen. Dan zijn er twee opties. Eén: je probeert het te onthouden, waardoor het constant door je hoofd spookt. Of twee: je schrijft het op je to-dolijst, onder de filter "e-mails", en je hoeft er pas aan te denken op het geschikte moment. En als je 's avonds al je to do's hebt afgevinkt, kun je met een "leeg", vrij hoofd naar huis. Al mag het afvinken geen doel op zich worden: sommige mensen doen dat zó graag dat ze zich verliezen in allerlei kleine, onbelangrijke taakjes. Terwijl de to-dolijst net een hulpmiddel is om te kunnen focussen op je kerntaken, zonder dat die kleinigheden constant in de weg lopen.'