De gemeente investeert in 2017 zo’n 204.000 euro in het project.
De gemeente Sint-Gillis wil vanaf 2018 volledig papierloos werken binnen haar administraties. Op donderdag keurt ze haar actieplan administratieve vereenvoudiging 2017 – 2022 goed, maar ze is nu al gestart met het volledig digitaliseren van alle papieren, documenten en facturen.
Jaarlijks verwerkt de gemeentelijke administratie een inkomende briefwisseling van liefst 63.000 stukken. En die vertalen zich dan weer in een grote interne papierstroom. Sinds januari 2017 is Sint-Gillis gestart met het volledig dematerialiseren en digitaal beheren van alle papieren en elektronische documenten.
Brieven, documenten of facturen die de gemeente binnenkomen, worden éénmalig gescand en vervolgens enkel nog digitaal gedeeld, verwerkt en behandeld. Nadien volgt de digitalisering van alle mogelijke aanvraagformulieren, de verwerking van bestelbonnen en van het facturatieproces. Vanaf 2018 dient het moderniseringsproject dan uit te monden in een volledig digitaal archief.
De gemeente investeert in 2017 zo’n 204.000 euro in het project. Daarmee wordt gespecialiseerde software aangekocht en wordt er een “scanroom” ingericht. Het personeel van de gemeente krijgt ook specifieke begeleiding en opleidingen. Het actieplan van Sint-Gillis steunt op de doelstellingen van het plan voor administratieve vereenvoudiging 2015 – 2020 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
“De hoeveelheid administratieve stappen dient op lokaal en gewestelijk vlak drastisch te worden teruggeschroefd om de Brusselse burgers en bedrijven de kans te geven hun tijd kostenefficiënt te kunnen besteden en onnodig papierwerk te besparen”, stelt Fadila Laanan, staatssecretaris bevoegd voor Administratieve Vereenvoudiging.
