‘Participatie is een modewoord, maar kan effectief voor meerwaarde zorgen’

De Vrije Universiteit Brussel (VUB) pioniert met de recente lancering van een online inspraakplatform VOX.VUB om haar personeel en studenten te betrekken bij beslissingen. Lizzy Bleumers en Ilse Mariën (onderzoeksgroep SMIT, Vrije Universiteit Brussel) schrijven samen met Joost Vandenbroele (CitizenLab) over de meerwaarde van het project.

De Vrije Universiteit Brussel (VUB) wil als eerste Vlaamse universiteit personeel en studenten actiever betrekken bij haar beleid. De universiteit lanceerde daarom het online inspraakplatform VOX.VUB als proeftraject.

Participatie is hot, niet langer alleen bij lokale overheden of burgerorganisaties, maar nu ook bij onderwijsinstellingen. Wij hebben, met de onderzoeksgroep SMIT (VUB) en de Brusselse startup CitizenLab, het VOX.VUB uitgebouwd en zijn er ons van bewust dat een kwaliteitsvol participatietraject realiseren niet vanzelfsprekend is.

Waarom participatie?

Participatie, je kan er vandaag niet meer omheen. Steden en gemeenten vragen burgers om mee na te denken over de uitdagingen waarmee ze te maken hebben (bv. rond het Gentse circulatieplan). Onderzoekers engageren burgers in het verzamelen van gegevens zoals over onze luchtkwaliteit in projecten als Curieuze Neuzen en hackAir. Bedrijven willen (potentiële) klanten en makers betrekken in het uitdenken van nieuwe technologische toepassingen en producten (bv. in proeftuinen of via cocreatieplatformen als Mykea). Het is een fenomeen waar afwisselend met interesse en argwaan naar wordt gekeken. Sceptici stellen zich vragen bij de waarde van de uitkomsten van participatieve trajecten of bij de intentie van de organisatoren.

Voorwaarde voor succesvolle participatie

Het klopt dat een participatief traject niet automatisch leidt tot effectieve verandering, of er nu wordt toegewerkt naar beleidsacties of technologische innovaties. Met participatie bouw je bruggen, maar een absolute voorwaarde is openheid van de betrokken ontwikkelaars en beleidsactoren om de bijdrage van de deelnemers in het participatieproces daadwerkelijk in rekening te brengen.

Ontwikkelaars en beleidsmakers maken de uiteindelijke eindbeslissingen en wanneer een participatief traject wordt opgezet vanuit andere intenties (bv. als informatie- of marketingcampagne) is het risico reëel dat deelnemers teleurgesteld worden en het draagvlak voor het uiteindelijke resultaat wordt aangetast. Een ontwikkeld product wordt niet gebruikt of voorgestelde beleidsacties worden op protest onthaald.

Participatie als proces

Enkel wanneer aan bovenstaande voorwaarde is voldaan, houdt het steek om een participatief traject op te zetten. Een stapsgewijze aanpak is daarbij noodzakelijk. De onderzoeksgroep SMIT aan de Vrije Universiteit Brussel (VUB) volgt in haar participatief design- en beleidsvoorbereidend onderzoek een specifiek gefaseerd proces. Het is ook deze aanpak die het nieuwe participatieplatform van de VUB, VOX.VUB, en de activiteiten daarrond richting geven op een bottom-up manier.

In een eerste fase is het nodig de huidige gebruiks- of beleidscontext in kaart te brengen. Een zicht op deze stand van zaken maakt het mogelijk om te weten welke innovatieve toepassingen of beleidsacties kunnen aansluiten bij deze context. Vervolgens kan bepaald worden wie belang heeft bij een bepaalde innovatie of beleidsactie en welke rol deze stakeholders kunnen opnemen. Pas dan kunnen verschillende stakeholders op een correcte en bewuste manier meegenomen worden in het participatief traject.

Eens de stakeholders geïdentificeerd zijn, wordt samen met hen bepaald waar de noden liggen en samen op zoek gegaan naar mogelijke oplossingen. In de laatste fase worden de verzamelde inzichten gebundeld tot een (proof-of-)concept of een visie die opnieuw wordt afgetoetst. Onderzoekers treden hier op als facilitator, een noodzakelijke rol in een participatief traject. De facilitator bouwt bruggen tussen stakeholders, biedt ondersteuning waar nodig en zoekt naar een evenwicht tussen noden van de meerder- en de minderheid.

Hoe kan een digitaal platform helpen?

Zowel in het vastleggen van uitdagingen als het verzamelen van ideeën voor mogelijke oplossingen kan een digitaal participatieplatform een handig instrument zijn. Het kan het participatieproces mee structureren, het publiek dat wordt bereikt verbreden, en ingezet worden voor de voorbereiding en opvolging van face-to-face contacten met stakeholders. Belangrijk daarbij is dat een digitaal platform nooit een volledig op zichzelf staande oplossing is, maar gezien moet worden als een aanvulling in een breder participatief traject.

Wie verwacht dat een digitaal participatieplatform participatieprocessen kan automatiseren zonder menselijke tussenkomst is er aan voor de moeite. Een belangrijke reden dat zulke oplossingen niet werken is dat tussentijdse feedback via facilitatoren noodzakelijk is voor een duurzame bijdrage aan het platform. Bovendien, als het platform niet ingebed wordt in de bestaande werking, vallen diegenen die minder digitaal mee zijn uit de boot, en raken de ideeën niet vertaald geraken tot concrete acties en verandering.

Aanpak is multimodaal

VOX.VUB werd eind februari gelanceerd en is bedoeld om participatie en inspraak in het beleid en de werking van de Vrije Universiteit Brussel te vereenvoudigen. Het gaat om een proefproject waarbij nu eerst wordt nagegaan of en hoe het platform kan ingezet worden als een hulpmiddel binnen participatieve initiatieven aan de universiteit. Het onderzoek gekoppeld aan dit proeftraject wordt uitgevoerd door SMIT (VUB).

VOX.VUB is een concreet voorbeeld van een digitaal participatieplatform mogelijk gemaakt door CitizenLab, die onder meer ook participatieplatforms aanreikte voor UZ Brussel, Université Libre de Bruxelles (ULB), het Burgerkabinet Brussel en (vandaag) het Burgerkabinet Media. Het succes van ook deze platforms hangt in hoge mate af van een duidelijke probleemdefinitie, van de manier waarop de stakeholders ‘offline’ worden betrokken, van hoe ze worden op de hoogte gehouden, hoe de feedback wordt georganiseerd, etc. De ervaring en expertise die CitizenLab vandaag opdoet in de samenwerkingen die het heeft met ondertussen een 60-tal steden en gemeenten in België en in verschillende andere Europese landen, zullen zeker binnengebracht worden in dit proeftraject.

Conclusie

Participatie mag dan een modewoord zijn, het kan effectief een meerwaarde betekenen voor beleid, onderzoek en ontwikkeling. Om dat potentieel te realiseren is het juiste uitgangspunt (openheid voor input) en een stapsgewijze aanpak nodig waarbij eerst de nodige achtergrondkennis wordt verzameld om vervolgens samen uitdagingen en oplossingen te identificeren. Een digitaal platform kan hierbij een hulpmiddel zijn indien het ingebed wordt in een bredere werking.

Lizzy Bleumers en Ilse Mariën (onderzoeksgroep SMIT, Vrije Universiteit Brussel), Joost Vandenbroele (CitizenLab).